◆予約システムの活用！！
現状、予約システムを導入されているクリニックはだいぶ増えたと思います。
最近では、スポーツジムや美容室、各サロンなど、
色々な業種に浸透しており、使用する機会も増えました。
医業も例外ではありません。
弊社クライアントでも、多くのクリニックが導入しています。
簡単に記載しますと、診察の「日時の予約」や「当日の順番受付」を、患者さんはインターネットや電話で外出先や自宅から取ることができます。
また、今何番目の患者さんが診察しているのか、自分はあと何番目なのか、
院内の状況等が可視化できます。
システムによっては、順番や時間が近づいてくると自動で患者さんへメールや電話でお知らせする機能もあります。
患者さんとしては、院内での待ち時間は極力減らしたいですし、他で時間を潰せます。
また、外出先や自宅で順番や予約時間が近くなるまで待っていられるので、待合室での感染防止にもなります。
電子カルテとの連携機能も進んでおり、
予約システムで予約登録された患者さんは、ワンタッチで電子カルテでも受付が完了されます。
診療科によっては、予防接種や健診・自由診療での活用など、使用方法は様々です。
急な休診・診療時間の変更など、
もちろんホームページでの告知でも良いのですが、
予約システムと合わせての告知ですと、より効果が高いですね。
メリットは多いですが、導入時の精査は重要です。
クリニックの属性や運用に適しているシステムを選び、運用・フローを確認していかなければ問題も発生します。
・受付業務が複雑になり、無駄にやることが増えた
・電子カルテ運用上の相性が悪くミスが増えた
・特定のスタッフしか扱えない
・予約システムの使い方がわかりづらく、患者さんからシステム使用に関する問い合わせ（電話対応）が増えた
・直接予約の電話をされたり、来院した方が楽と患者さんにシステムを使用していただけない
・システムを使用されていない患者さん（直接ご来院された患者さん）の待ち時間が長くなってしまった
システムの選定や運用を間違えると、
かえってマイナスになることもあります。
予約システムに限らず、受付業務のフローは全体の作業や各システムを把握した上で運用を考えないと、
後々無駄な作業が多くなり作業効率も落ちます。
日々やっていると効率が悪いことが当たり前になります。
無駄な人件費が増えるだけでなく患者サービスの低下にもつながります。
「院内フロー改善」でも記載いたしましたが、
常に意識し最善の運用を皆で考え維持していくことは重要ですね。
